# HASH: Archivar electrónicamente
ARCHIVAR ELECTRÓNICAMENTE en un fichero electrónico identificado por un HASH. ES POSIBLE ARCHIVAR Y GUARDAR LOS DOCUMENTOS REMITIDOS POR LA ENTIDAD FINANCIERA A LA PLATAFORMA para preparar el acta de transparencia del art. 15 LCCI, EN VEZ DE INCORPORARLOS A LA MATRIZ.
INSTRUCCIÓN DE LA DIRECCION GENERAL DE LOS REGISTROS Y DEL NOTARIADO SOBRE LA ACTUACIÓN NOTARIAL Y REGISTRAL ANTE DIVERSAS DUDAS EN LA APLICACIÓN DE LA LEY 5/2019, DE 15 DE MARZO, REGULADORA DE LOS CONTRATOS DE CRÉDITO INMOBILIARIO (pag. 19)
a) “Cuestión distinta es la posibilidad o conveniencia de reducir los costes inherentes al acta, en particular los de encuadernación y conservación del protocolo, aparte del reseñado gravamen de Actos Jurídicos Documentados. A tal efecto, cabe buscar alternativas a la incorporación a la matriz de la voluminosa documentación remitida por el banco, como la constitución, en el mismo acta gratuita, de un depósito de dicha documentación en el archivo del notario mediante un fichero electrónico identificado por su Hash, de modo que se asegure la conservación del archivo electrónico y la posibilidad de comprobación y prueba fehaciente del contenido de dicho fichero, para la expedición de ulteriores copias del acta incorporando el documento depositado o su traslado a papel. Dicho sistema de depósito deberá garantizar la integridad, autenticidad y conservación de la documentación, así como su mantenimiento en el tiempo. Ciertamente, el depósito en su configuración reglamentaria tradicional puede plantear algunos problemas prácticos, especialmente por la necesidad su conservación durante toda la vida del préstamo, en particular en los supuestos de sucesión del protocolo, la garantía de la eficacia probatoria del mismo, etc., que el notario sin duda puede, y debe, solucionar adecuadamente, en tanto no se haya articulado un sistema definitivo de creación y conservación de matrices y documentos protocolares electrónicos. La viabilidad de esta forma de archivo se deriva, por otra parte, del art. 114.1 de la Ley 24/2001, cuando establece que “Por el procedimiento que reglamentariamente se disponga, cuando un notario sea requerido para dejar constancia de cualquier hecho relacionado con un archivo informático, no será necesaria la transcripción de su contenido en el documento en soporte papel, bastando con que en éste se indique el nombre del archivo y una función alfanumérica que lo identifique de manera inequívoca, obtenida del mismo con arreglo a las normas técnicas dictadas al efecto por el Ministro de Justicia. El archivo informático así referenciado deberá quedar almacenado en la forma prevista en el art. 79 bis dieciocho. Las copias que se expidan del documento confeccionado podrán reproducir únicamente la parte escrita de la matriz, adjuntando una copia en soporte informático adecuado del archivo relacionado, amparada por la firma electrónica avanzada del notario”. Dicha norma sería desarrollada posteriormente mediante el art. 216 del Reglamento Notarial.”
b) Art. 114.1 de la Ley 24/2001:“Por el procedimiento que reglamentariamente se disponga, cuando un notario sea requerido para dejar constancia de cualquier hecho relacionado con un archivo informático, no será necesaria la transcripción de su contenido en el documento en soporte papel, bastando con que en éste se indique el nombre del archivo y una función alfanumérica que lo identifique de manera inequívoca, obtenida del mismo con arreglo a las normas técnicas dictadas al efecto por el Ministro de Justicia. El archivo informático así referenciado deberá quedar almacenado en la forma prevista en el art. 79 bis dieciocho. Las copias que se expidan del documento confeccionado podrán reproducir únicamente la parte escrita de la matriz, adjuntando una copia en soporte informático adecuado del archivo relacionado, amparada por la firma electrónica avanzada del notario”.
c) Art. 216 RN... El depósito notarial de documentos que estén extendidos en soporte informático se regirá además por las siguientes normas: 1.º El soporte digital que contenga un documento electrónico se entregará en depósito al notario, por el plazo y condiciones que convenga éste con el requirente o requirentes; en el acta de depósito, o en el documento en que deba quedar unido, bastará con hacer referencia al depósito con reseña de las características del documento electrónico y de su soporte, tales como su fecha, formato y su extensión, si las tiene, la unidad de medida, en su caso, así como las demás características técnicas que permitan identificarlos. 2.º La Dirección General de los Registros y del Notariado en los términos previstos en el artícu-lo 113.3 de la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, podrá acordar, cuando innovaciones técnicas lo hagan aconsejable, el traslado sistemático del contenido de documentos informáticos depositados a un nuevo soporte, más adecuado para su conservación, lectura o reproducción, dictando las normas que garanticen la fiabilidad de las copias. En todo caso, deberá citarse a los interesados, quienes podrán oponerse retirando el documento. También podrá realizarse, con la misma finalidad, el traslado a un nuevo soporte a instancia de la persona que depositó el documento o sus causahabientes. El traslado del contenido del documento deberá hacerse por medios técnicos adecuados que aseguren la fiabilidad de la copia.
ARGUMENTACIÓN
Esta propuesta surge a raíz de la instrucción DGRN citada y del art. 114.1 de la Ley 24/2001 citado, que expresamente admite el archivo electrónico de documentos, indicando el nombre del archivo y una función alfanumérica que lo identifique de manera inequívoca (otras características técnicas añadidas bienvenidas son, pero no son necesarias). Pues bien, SE TRATA DE ARCHIVAR ELECTRÓNICAMENTE, en un fichero electrónico identificado por un HASH, LOS DOCUMENTOS REMITIDOS POR EL BANCO A LA PLATAFORMA para preparar el acta de transparencia del art. 15 LCCI, EN VEZ DE INCORPORARLOS A LA MATRIZ. Luego, esta forma de proceder se extenderá a otros expedientes (ya veremos cuando y en qué casos).
1.- Si os acordáis, cuando surgió el asunto propuse e ideé un sistema de incorporación de toda esa documentación al Libro Indicador, que no es un fichero electrónico con Hash pero casi: “Transcurrido un año desde el cierre anual de cada una de las secciones (del Libro Indicador) el Notario podrá reproducirlas en un archivo informático que garantice su conservación y reproducción, procediendo en tal caso a la destrucción del soporte papel correspondiente” (art. 264 in fine del Reglamento Notarial). Ya había hecho uso de esa idea en el modelo de MEDIADOR CONCURSAL. Ahora bien, en el caso del acta de transparencia (no en el de mediador, dado que aquí nada dice la norma sobre qué documentos hay que incorporar al documento notarial), abandoné la idea por falta de apoyo legal para inventarme un sistema nuevo, por más que tecnológicamente avanzado y viable. Ahora la retomo. Porque ahora tengo el apoyo de la instrucción de la DGRN de 2019, que literalmente acepta la idea. Dejo expresa constancia de que a mi juicio la instrucción citada a mi juicio carece de suficiente base “reglamentaria” . Pero me da igual, dado que es de obligado cumplimiento. Me explico:
- El art. 114.1 Ley 24/2001 remite al “procedimiento que reglamentariamente se disponga” para la regulación de los ficheros electrónicos.
- Ciertamente el art. 216 RN puede considerarse desarrollo a tal efecto. Lo que ocurre es que este artículo sería insuficiente, dado que el art. 114 exige respecto al fichero electrónico una “función alfanumérica que lo identifique de manera inequívoca, obtenida del mismo con arreglo a las normas técnicas dictadas al efecto por el Ministro de Justicia”... y resulta que tales normas técnicas, que yo sepa, no se han dictado.
- El asunto no tendría más trascendencia si no fuera porque, hasta donde conozco, los hash no son una técnica única (hay muchos tipos de hash), y ningún hash garantiza per se la perdurabilidad (la empresa que lo creó puede quebrar y desaparecer) y fiabilidad 100% del sistema (tengo entendido que se han identificado varios objetos -distintos entre sí- con idéntico hash). No es que la norma técnica que dicte el Mº de Justicia vaya a evitar esto, pero sí nuestra responsabilidad en caso de que ocurra un fallo.
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